Xác định phạm vi dự án: Scope creep 😱

Phạm vi dự án là “một sự hiểu biết thống nhất về những gì sẽ được bao gồm hoặc loại trừ khỏi dự án”. Nói cách khác, nó chính là ranh giới của dự án.

Nếu là một Project Manager, công việc của bạn là thiết lập và duy trì những ranh giới rõ ràng này để cả team có thể đi đúng hướng.

Scope creep là gì?

“Scope creep” là một vấn đề phổ biến, và không phải lúc nào cũng dễ kiểm soát. Nó có thể xảy ra ở bất kỳ dự án nào, thuộc bất kỳ ngành nào. Hầu như dự án nào chúng ta cũng phải đối mặt với nó.

• In-scope (trong phạm vi): Các nhiệm vụ được bao gồm trong dự án và đóng góp trực tiếp vào mục tiêu dự án.

• Out-of-scope (ngoài phạm vi): Các nhiệm vụ không nằm trong dự án và không đóng góp vào mục tiêu

• Scope creep: Những thay đổi, mở rộng hoặc yếu tố không kiểm soát được làm ảnh hưởng đến phạm vi dự án sau khi dự án đã bắt đầu
  

Ví dụ thực tế trong công ty phần mềm

Hãy tưởng tượng bạn đang làm trong một công ty công nghệ, với một dự án liên quan đến việc phối hợp giữa designer và engineer để cập nhật thiết kế biểu tượng ngôn ngữ trên bàn phím di động.

Trong lúc cập nhật, team nhận ra rằng biểu tượng tìm kiếm và biểu tượng nhập giọng nói cũng đã cũ và cần làm mới. Đây chỉ là những tính năng nhỏ, dù không nằm trong phạm vi ban đầu nhưng team nghĩ rằng làm thêm cũng không tốn nhiều công sức và có thể đem lại giá trị, nên quyết định cập nhật luôn.

Đến khi review với stakeholder, có người chỉ ra rằng: “Chúng ta đã có bàn phím tiếng Anh, nhưng chưa có bàn phím cho các ngôn ngữ khác. Sao không thiết kế thêm luôn?”.

Từ một dự án đơn giản (chỉ update vài icon), phạm vi dự án có nguy cơ phình to thành một sự triển khai phức tạp với nhiều layout bàn phím mới.

Điều này sẽ dẫn đến:

• Ảnh hưởng tiến độ: dự án kéo dài hơn.

• Ảnh hưởng nhân sự: phải tuyển thêm người hoặc team phải OT.

• Ảnh hưởng ngân sách: phát sinh chi phí ngoài dự kiến cho giờ làm thêm hoặc dịch bàn phím.
  

Cách đối phó

Bằng việc nhận diện Scope creep từ sớm và chủ động xử lý, bạn không chỉ bảo vệ dự án mà còn bảo vệ cả team của mình khỏi quá tải.